In de bedrijfsinstellingen maakt u aanpassingen die voor het hele kantoor gelden: gebruikersaccounts, e-mailadressen, factuurinstellingen, statussen, templates en tarieven. Wat u hier wijzigt, geldt voor al uw collega's. Dit artikel geeft per categorie een overzicht van wat u kunt instellen en waar u de uitgebreide uitleg vindt.
⚠️ Let op:
• Bedrijfsgegevens is standaard alleen beschikbaar voor de eerste gebruiker van BaseNet. Wilt u meer gebruikers toegang geven? Dien een verzoek in bij onze servicedesk via [email protected].
• Welke categorieën en instellingen u ziet, hangt af van de modules die uw kantoor afneemt. Uw omgeving kan meer of andere instellingen bevatten dan hier genoemd.
• De knop heet Bedrijfsgegevens, maar in dit Helpcentrum spreken we van de bedrijfsinstellingen. Het gaat om hetzelfde onderdeel.
Wat is het verschil met de persoonlijke instellingen?
Persoonlijke instellingen | Bedrijfsgegevens |
Gelden alleen voor uw eigen gebruiker | Gelden voor het hele kantoor |
Iedere gebruiker past ze zelf aan | Alleen gebruikers met toegang tot de bedrijfsinstellingen passen ze aan |
Zoekt u een instelling voor uw eigen gebruiker? Lees dan Welke persoonlijke instellingen kan ik zelf aanpassen?
Hoe opent u de bedrijfsinstellingen?
Stap 1 – Open het gebruikersmenu
Klik rechtsboven in het scherm op het pictogram met uw initialen of uw profielfoto.
Stap 2 – Kies Instellingen
Er wordt een nieuw tabblad in BaseNet geopend.
Stap 3 – Kies het tabblad Bedrijfsgegevens
U ziet twee tabbladen: Persoonlijke instellingen en Bedrijfsgegevens. Kies Bedrijfsgegevens.
Stap 4 – Zoek de gewenste instelling op
Klap de gewenste categorie open, of
gebruik het veld Zoeken linksboven, of
gebruik rechtsboven de knoppen Alles inklappen en Alles uitklappen.
💡 Tip: weet u de naam van een instelling wel, maar niet onder welke categorie die staat? Gebruik dan het zoekveld in plaats van alles uit te klappen.
Aankondigingen
Beheer aankondigingen — bedrijfsbrede aankondigingen aanmaken en beheren. U stelt per aankondiging de tekst en de zichtbaarheidsperiode in.
Advocatuur
Instelling | Wat u ermee doet |
Koppel een gebruiker aan nieuwe documenten | Bepalen of documenten standaard op eigen naam worden aangemaakt of op naam van de verantwoordelijke of behandelende advocaat. |
Rechtsgebied | Rechtsgebieden aanmaken of aanpassen, zodat u ze bij dossiers kunt selecteren. |
Roladministratie types | De roladministratie inrichten met standaardhandelingen. Per handeling geeft u een titel op en kiest u het type handeling (bijvoorbeeld Agenda, Taak of Taak/agenda). |
Standaard OHW-percentage | Het standaardpercentage voor onderhanden werk bepalen. |
Meer hierover in Welke advocatuur-instellingen kan ik als beheerder instellen?
Agenda
Instelling | Wat u ermee doet |
Agenda statussen | Statussen voor agendapunten aanmaken en per status een kleur meegeven. |
Agenda types | Agendatypes aanmaken. De kleur per type bepaalt de kleur van het agendapunt. |
Medewerkers in de standaard agenda | Per medewerker instellen tot welke agenda hij of zij toegang heeft. |
Medewerkers zichtbaar in de groepsagenda | Bepalen welke medewerkers u in de multi-agenda ziet. |
💡 Tip: geef agendatypes en agendastatussen elk een eigen kleur. U ziet dan in één oogopslag wat voor soort afspraak het is en wat de status ervan is.
Meer hierover in Welke agenda-instellingen kan ik als beheerder instellen?
Cliëntenonderzoek
Beoordelaars — instellen wie binnen uw kantoor een cliëntenonderzoek mag goedkeuren.
Correspondentie
Instelling | Wat u ermee doet |
Documentmappen | Documentmappen activeren, de standaard mappenstructuur inrichten en de mapvoorkeuren instellen voor e-mails en overige correspondentie. Daarna verschijnt in elk dossier het tabblad Documentverkenner. |
Instellingen voor documentbewerking | Aangeven of documenten worden bewerkt via Microsoft 365, via de Document Synchroniser, of uitsluitend via downloaden en uploaden. |
📌 Werkt uw kantoor met een terminalserver-omgeving, dan staat in dit scherm ook het persoonlijke poortnummer van de gebruiker. Iedere medewerker heeft dan een eigen poortnummer.
Meer hierover in Welke correspondentie- en template-instellingen kan ik als beheerder instellen? en in Hoe start ik met Documentmappen?
Customerwebsite
Velden op relatiewebsite — [AANVULLEN: wat stelt u hier in, en welke module is hiervoor nodig?]
Instelling | Wat u ermee doet |
Aangetekend Mailen | Aangetekend Mailen activeren, de digitale vervanger van aangetekende post. Beschikbaar als pay-per-use of als abonnement. |
Beheer e-mailadressen | Mailboxen en forwards aanmaken en beheren, en een mailbox aan een medewerker koppelen. Alleen beschikbaar als BaseNet uw e-mailverkeer leidt. |
E-mail accounts | Alle e-mailaccounts inzien, de afzendnaam aanpassen, de volgorde van de mailboxen wijzigen en accounts kopiëren van of naar collega's. |
E-mail notificaties | Notificaties en taken koppelen aan specifieke berichten vanuit bepaalde schermen of acties. |
E-mailadres relatiecheck | Aangeven of BaseNet controleert of een e-mailadres al voorkomt in een dossier of project, bij de cliënt of bij overige relaties. |
Overige e-mailinstellingen | Diverse instellingen, bijvoorbeeld een project verplicht koppelen, standaard iemand in de BCC meenemen of een ontvangstbevestiging versturen. |
Volledige toegang tot uw e-mailomgeving verlenen | Aangeven welke collega's toegang krijgen tot uw e-mailaccount. Zij krijgen een pull-down om tussen mailboxen te wisselen. |
💡 Tip: heeft u veel relaties met vergelijkbare namen? Zet dan de E-mailadres relatiecheck aan, zodat u ziet of een e-mailadres al bij een dossier of project hoort.
Meer hierover in Welke e-mailinstellingen kan ik als beheerder instellen? en in Hoe maak ik een e-mailadres aan en koppel ik het aan een gebruiker?
Facturatie
Instelling | Wat u ermee doet |
Alert-iconen weergeven bij relaties gekoppeld aan openstaande facturen | Kiezen of er een alert-icoon naast de naam van een relatie met een openstaande factuur wordt getoond. Dit is vanaf de volgende dag actief. |
E-mail herinneringen | Aangeven of herinneringen alleen naar het e-mailadres in de debiteuren- of crediteureninfo gaan. |
Facturen buitenland | De instellingen voor facturatie aan relaties in het buitenland vastleggen. |
Factuurinstellingen | Diverse instellingen over de facturen zelf, zoals reiskosten per kilometer, standaard bezoekkosten per bezoek en de verwerking van voorschotten. |
Factuurtemplates | De facturatietemplates inzien: 'Factuur' voor printfacturen en 'PDF Factuur' voor facturen per e-mail. |
Labels voor correspondentie | Standaardlabels koppelen aan facturen en/of herinneringen. |
Producttypes | Nieuwe producttypes aanmaken voor het koppelen van standaardproducten in de administratie. |
Rechtsbijstand factuurinstellingen | Aangeven aan welke producten specifieke onderdelen van de facturatie van toevoegingen gekoppeld worden. |
Stamgegevens en e-mailtemplates | De gegevens van uw eigen administratie inzien en aanpassen: adres- en bankgegevens, btw- en KvK-gegevens, afdelingen, de begeleidende e-mailtemplates en de voetteksten. |
Toegangsrechten documenten voor facturering | Een inzageniveau koppelen aan de documenten die bij de facturatie worden gegenereerd. |
Toon openstaande facturen in een alert opmerking | Aangeven welke gebruikers de alertopmerking over openstaande facturen mogen zien. |
Vertalingen buitenlandse facturatie | De vertalingen invoeren die de standaardtemplates gebruiken bij buitenlandse facturatie. |
💡 Tip: vul de reiskosten per kilometer en de standaard bezoekkosten in vóórdat u nieuwe dossiers en projecten aanmaakt. Deze bedragen worden namelijk meegenomen bij het aanmaken.
Meer hierover in Welke facturatie-instellingen kan ik als beheerder instellen?
Flexdata
Flexvelden — eigen velden aanmaken voor specifieke entiteiten. Deze velden kunnen alleen in nieuwe tabbladen worden geplaatst.
📌 Flexdata valt niet onder de standaardondersteuning van de servicedesk. Verzoeken hierover gaan via [email protected].
Juridisch
Instelling | Wat u ermee doet |
Vergrendelde data | Alle vergrendelde relaties bekijken en desgewenst definitief verwijderen. |
Verwerkersovereenkomst | De met BaseNet ondertekende verwerkersovereenkomst inzien. |
⚠️ Let op: relaties die u via Vergrendelde data verwijdert, kunnen door BaseNet niet worden teruggehaald. Controleer eerst of u de gegevens echt niet meer nodig heeft.
Labels
Bewerk labels — labels aanmaken, aanpassen of op inactief zetten. Met labels voegt u een extra filter toe, bijvoorbeeld aan correspondentiestukken. Bij het aanmaken koppelt u de entiteiten waarop het label gebruikt mag worden.
Meer hierover in Waar beheer ik cliëntenonderzoek, labels, Flexdata en juridische gegevens? en in Hoe maak ik een nieuw label aan?
Project en Relatie
Instelling | Wat u ermee doet |
Projectstatus zoekinstelling (Project) | Bepalen met welke projectstatussen wordt gewerkt bij het zoeken en koppelen van projecten. Alleen de ingevulde statussen worden meegenomen. |
Importeer nieuwe bedrijven vanuit externe bronnen | Instellen uit welke externe bron nieuwe relaties worden opgehaald, bijvoorbeeld de KvK of de KBO. |
Instellingen tabblad Geschiedenis | Bepalen wat en hoeveel er te zien is op het tabblad Geschiedenis van een relatiekaart of project, zoals het aantal dagen terug en of taken en uren worden meegenomen. |
Mailing voorkeuren | Aangeven of nieuwe relaties standaard aan een mailing toegevoegd mogen worden. |
SBI Codes | SBI-codes aan omschrijvingen koppelen. |
Standaard tabblad bij externe bronnen | Kiezen welk tabblad standaard wordt geopend bij het zoeken naar nieuwe relaties in externe bronnen. |
Toegang tot persoonlijke details medewerker | Per medewerker aangeven of hij of zij de persoonlijke details van medewerkers mag inzien. |
💡 Tip: sluit met de projectstatus zoekinstelling de statussen uit die u nooit wilt koppelen, bijvoorbeeld geannuleerde projecten.
Systeem
Instelling | Wat u ermee doet |
API gebruikers | [AANVULLEN: wat beheert u hier precies?] |
Backup | Een klantenbackup aanvragen. |
Bedrijfsgegevens | De bedrijfsgegevens instellen en uw logo uploaden. Deze gegevens vormen de basis voor onder andere de standaardtemplates. |
Beveiligingslog | [AANVULLEN: wat ziet u hier, en hoe lang wordt dit bewaard?] |
Gebruikersaccounts | Gebruikersaccounts bekijken, wachtwoorden aanpassen en gebruikers de toegang tot BaseNet ontzeggen. |
Importeer batches | Gegevens in BaseNet importeren. |
Inzagerechten | [AANVULLEN: wat is het verschil tussen Inzagerechten en Toegangsniveaus?] |
IP-beveiliging | Tweestapsverificatie inschakelen via de BaseNet-app of via een sms-token. |
Serienummer | De volgnummers aanpassen voor Archieven, Algemeen Project, Dossiers en Uitgaande facturen. |
Toegangsniveaus | Inzageniveaus aanmaken om gegevens alleen voor een specifieke groep inzichtelijk te maken. |
⚠️ Let op: u heeft een jaarovereenkomst met een afgesproken aantal gebruikers. BaseNet factureert op basis van die overeenkomst. Zet u een gebruiker op inactief, dan wordt de toegang ontzegd, maar afhankelijk van uw contract wordt die gebruiker nog doorberekend. Voor een nieuwe gebruiker neemt u contact op met de salesafdeling.
Meer hierover in Hoe beheer ik de systeeminstellingen en gebruikersaccounts? en in Hoe kan ik als beheerder een nieuw gebruikersaccount aanmaken?
Taken
Instelling | Wat u ermee doet |
Desktop notificaties | Instellen dat er een extra notificatie van taken wordt verstuurd. |
Het aantal dagen dat u standaard vooruit wilt zoeken | Alleen taken tot een bepaald aantal dagen vooruit tonen in de overzichten. Bij het zoeken kan handmatig een uitzondering worden gemaakt. |
Standaard selecties in zoekscherm taken | De standaardzoekopdracht toespitsen op bepaalde medewerkers. |
Standaard taak statussen | Per status de eigen taakstatus instellen. |
Standaard taaktype | De standaardwaarde aanpassen voor nieuw aangemaakte taken. |
Stuur mij meldingen over voltooide taken | Instellen of er een e-mailnotificatie wordt verstuurd zodra een aangemaakte taak gereed is. |
Taak maken bij het opslaan van een concept-e-mail | Op 'ja' wordt er automatisch een taak aangemaakt voor de betreffende persoon zodra een concept wordt klaargezet. |
Taak statussen | Eigen taakstatussen aanmaken. |
Type taken | Types taken aanmaken, met per type een startdatum en een deadline. |
Meer hierover in Welke taakinstellingen kan ik als beheerder instellen?
Telefoon
Algemene telefooninstellingen — [AANVULLEN: wat stelt u hier in?]
Beheer van belcategorieën — [AANVULLEN: wat is een belcategorie en waar gebruikt u die voor?]
Onderhoud gespreksserver — [AANVULLEN: wat doet u hier, en is hiervoor de telefonie-module nodig?]
Templates
Onderdeel | Wat u er vindt of doet |
Bestanden delen | Bestaande e-mailtemplates koppelen voor gebruik bij de functionaliteit Bestanden delen. |
Document-configuratie | Configuraties maken voor de combinatie van briefpapier en/of volgpapier die automatisch wordt ingeladen. |
Documenten | Hier vindt u de bestaande documenttemplates, zoals briefsjablonen. |
Hier vindt u uw e-mailtemplates. | |
Memo | Hier vindt u de templates voor memo's. |
Rapport template | Hier vindt u de maatwerkrapporten van uw omgeving. |
SMS | Hier vindt u de templates voor uw sms-berichten. |
Template briefhoofd | Een opsomming van de briefhoofden die in BaseNet staan voor de Document-configuratie. |
⚠️ Let op: de supportafdeling biedt geen ondersteuning bij het zelf aanmaken of aanpassen van templates. Templates aanpassen is technisch mogelijk, maar complex en moeilijk te herstellen.
Uren
Instelling | Wat u ermee doet |
Aantal uren per dag | Het aantal uren per dag bepalen. Hierop wordt onder andere de kleur van het urenoverzicht in het introductiescherm gebaseerd: bij '8' wordt dat pas groen na 8 uur. |
Bulk update urenrechten | Uzelf of anderen toegang geven om uren in bulk aan te passen via de urenzoekschermen (Voer een actie uit > Wijzig uren). |
Kopieer data van herkomst naar uren | Kiezen of brondata automatisch aan de tijdinvoerspecificatie wordt toegevoegd, bijvoorbeeld het onderwerp van een verstuurde e-mail. |
Lege tijdinvoer omschrijvingen toestaan | Toestaan dat de omschrijving van geschreven uren leeg blijft. Wij adviseren deze op 'nee' te laten staan. |
Standaard omschrijving | De standaardomschrijving van uren aanpassen. |
Standaard tarieven voor projecten | Een standaard uurtarief voor projecten ingeven. Dit tarief wordt automatisch meegenomen bij nieuwe projecten. |
Stopwatch | De stopwatch configureren, bijvoorbeeld of die wordt getoond en automatisch wordt gestart. |
Tijdinvoer moet gekoppeld zijn aan een project | Ingeven of een project altijd verplicht is bij het schrijven van uren. Wij adviseren 'ja'. |
Toestemming om gewerkte uren te bewerken | Op 'ja' kunnen uren via het multi-urenscherm worden bewerkt. Ingevoerde regels blijven staan, maar per dag zijn dan maximaal vijftien urenregels mogelijk. |
Type werkzaamheden | Uurtypes maken of wijzigen. Deze zijn selecteerbaar bij het invoeren van uren en kunnen op de factuurspecificatie worden getoond. |
Uurtarieven | Een uurtarief per medewerker per periode instellen. |
💡 Tip: zet 'Tijdinvoer moet gekoppeld zijn aan een project' op 'ja' en 'Lege tijdinvoer omschrijvingen toestaan' op 'nee'. U voorkomt daarmee uren die niet te factureren zijn.
Meer hierover in Welke ureninstellingen kan ik als beheerder instellen?
Hoe weet u dat het gelukt is?
Een bedrijfsinstelling controleert u door de bijbehorende functionaliteit te openen:
Statussen en types — maak een nieuw agendapunt of een nieuwe taak aan. De status of het type die u heeft aangemaakt, staat in de keuzelijst en heeft de kleur die u eraan gaf.
Bedrijfsgegevens en logo — genereer een brief of factuur vanuit een standaardtemplate. De nieuwe gegevens en het logo staan erop.
Gebruikersaccount — de gebruiker kan inloggen, of ziet bij een inactief account geen toegang meer.
Toegangsniveaus — sla iets op met het nieuwe inzageniveau en controleer met een collega buiten die groep of het inderdaad onzichtbaar is.
Aankondiging — de aankondiging is zichtbaar voor alle medewerkers gedurende de ingestelde periode. Ziet u die niet, controleer dan of de periode al is begonnen.
Ziet u geen verschil? Sluit dan het tabblad Instellingen en vernieuw uw BaseNet-scherm. Sommige instellingen, zoals het alert-icoon bij openstaande facturen, worden pas de volgende dag actief.
Waar moet u op letten?
Een wijziging geldt voor uw hele kantoor
Anders dan bij de persoonlijke instellingen werkt een wijziging hier door bij al uw collega's. Overleg bij twijfel voordat u iets aanpast.
Niet iedereen komt bij de bedrijfsinstellingen
Standaard heeft alleen de eerste gebruiker van BaseNet toegang. Extra toegang vraagt u aan via [email protected].
Een gebruiker inactief zetten stopt de facturatie niet
BaseNet factureert op basis van de gebruikers in uw jaarovereenkomst. Een inactieve gebruiker kan afhankelijk van uw contract nog worden doorberekend.
Vergrendelde data verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt
Relaties die u via Juridisch > Vergrendelde data verwijdert, kan BaseNet niet terughalen.
Templates aanpassen doet u niet zelf
Support biedt geen ondersteuning bij het zelf aanmaken of aanpassen van templates, en fouten zijn moeilijk te herstellen. Ook Flexdata valt buiten de standaardondersteuning; verzoeken daarover gaan via [email protected].
Een groot zoekbereik maakt BaseNet langzamer
Hoe hoger u het aantal standaard zoekresultaten of het aantal dagen in de geschiedenis zet, hoe langer zoekopdrachten duren.
Uw omgeving kan afwijken
Welke categorieën en instellingen u ziet, hangt af van de modules die uw kantoor afneemt.
💡 Tip: richt bij de start eerst Systeem > Bedrijfsgegevens (met logo), de statussen en types, en de uurtarieven in. Die drie worden door de meeste andere onderdelen van BaseNet gebruikt.