Onder de kopjes Correspondentie en Templates in de bedrijfsinstellingen bepaalt u hoe documenten worden bewerkt en vindt u alle sjablonen van uw kantoor terug.
⚠️ Let op: deze instellingen staan in de bedrijfsinstellingen en zijn daarom alleen beschikbaar voor gebruikers met toegang tot de bedrijfsinstellingen.
Wat regelt u onder Correspondentie?
Onder Instellingen > Bedrijfsgegevens > Correspondentie vindt u Instellingen voor documentbewerking. In dit scherm geeft u aan of u gebruik wilt maken van:
Office Online — u bewerkt documenten in uw browser
de Documentkoppeling (BaseNet Document Synchroniser) — u bewerkt documenten op uw eigen apparaat
de download-/uploadfunctionaliteit — u downloadt het document en uploadt het daarna opnieuw
📌 Werkt uw kantoor in een terminalserver-omgeving? Dan vindt u in dit scherm ook uw persoonlijke poortnummer.
Wat zijn de voordelen van Office Online?
De Office Online-koppeling is geheel kosteloos, maar vereist wel een Office 365-pakket. Een paar voordelen:
U hoeft Office niet meer geïnstalleerd te hebben om documenten te bewerken. Dat is handig als u op verschillende apparaten werkt.
U kunt documenten bewerken vanaf uw mobiele toestel of tablet, door in te loggen in BaseNet via de browser.
U kunt desgewenst hetzelfde document tegelijkertijd open hebben staan en bewerken.
Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen, met een interval van enkele seconden.
Updates van Office zijn niet meer nodig.
⚠️ Let op: Office Online is een product van Microsoft. Het is daarom mogelijk dat aspecten van de technische ondersteuning onder Microsoft vallen. Ook kan het in enkele gevallen voorkomen dat bepaalde templates niet naar behoren worden weergegeven vanuit de Office Online-koppeling. Is dat het geval, dan kan de template worden aangepast.
Welke templates vindt u onder Templates?
Onder Instellingen > Bedrijfsgegevens > Templates vindt u:
Onderdeel | Wat u er vindt of doet |
Bestanden delen | Hier koppelt u bestaande e-mailtemplates om te gebruiken voor de functionaliteit Bestanden delen |
Document-configuratie | In de nieuwe standaardtemplates van BaseNet kunt u automatisch briefpapier laten inladen. Hier maakt u meerdere configuraties voor de door u gewenste combinatie van briefpapier en/of volgpapier |
Documenten | Hier vindt u de bestaande documenttemplates, zoals uw briefsjablonen |
Hier vindt u uw e-mailtemplates | |
Memo | Hier vindt u uw templates voor memo's |
Rapport template | Hier vindt u de maatwerkrapporten van uw omgeving |
SMS | Hier vindt u de templates voor uw sms-berichten |
Template briefhoofd | Hier staat een opsomming van de briefhoofden die u in BaseNet heeft gezet voor de Document-configuratie |
⚠️ Let op: met templates maakt u sjablonen voor onder andere e-mails en brieven. Het zelf aanmaken of ontwikkelen van templates ondersteunen wij niet, vanwege de complexiteit hiervan. Wilt u dat wij de templates voor u ontwikkelen? Neem dan contact op met onze templates-afdeling via [email protected]. Houdt u rekening met onze templatespolicy.
Hoe vindt u uw poortnummer voor een terminalserver?
⚠️ Let op: deze stap is alleen van belang wanneer uw kantoor in een terminalomgeving werkt. Bij het gebruik van een terminalserver-omgeving moet iedere medewerker een eigen poort hebben.
Stap 1 – Zoek het poortnummer op
Ga naar Instellingen > Correspondentie > Instellingen voor documentbewerking. In het veld Poortnummer vindt u het poortnummer van de gebruiker.
Stap 2 – Open de Document-koppeling
Klik rechts onderin op het BaseNet-icoontje en klik op Open hoofdscherm.
Stap 3 – Vul het poortnummer in
Ga naar Extra > Instellingen.
Aangepast poortnummer — het poortnummer dat u voor uw gebruikersaccount heeft gekregen of bij de servicedesk heeft opgevraagd
Stap 4 – Herstart de koppeling
Klik op OK en klik in het nieuwe scherm op Herstarten om de Document-koppeling te herstarten.
💡 Tip: Houd de documentkoppeling stabiel door uw computer regelmatig af te sluiten, bij voorkeur iedere werkdag. Zo wordt het tijdelijke geheugen gewist en blijven documenten goed synchroniseren.