Onder de kopjes Correspondentie en Templates in de bedrijfsinstellingen bepaalt u hoe documenten worden bewerkt, en vindt u alle sjablonen van uw kantoor terug.
⚠️ Let op: deze instellingen staan in de bedrijfsinstellingen en zijn daarom alleen beschikbaar voor gebruikers met toegang daartoe. Lees Wat zijn de bedrijfsinstellingen en hoe maak ik een aankondiging aan?
Hoe opent u deze instellingen?
Stap 1 – Open de bedrijfsinstellingen
Klik rechtsboven op het pictogram met uw initialen of foto en ga naar Instellingen.
Kies vervolgens Bedrijfsgegevens.
Stap 2 – Klap Correspondentie of Templates uit
Klik op het gewenste onderdeel om de onderliggende instellingen te zien.
Wat regelt u onder Correspondentie?
Onder Correspondentie vindt u Instellingen voor documentbewerking. In dit scherm geeft u aan of u gebruik wilt maken van:
Office Online – u bewerkt documenten in uw browser
de documentkoppeling (BaseNet Document Synchroniser) – u bewerkt documenten op uw eigen apparaat
de download- en uploadfunctionaliteit – u downloadt het document en uploadt het daarna opnieuw
📌 Werkt uw kantoor in een terminalserver-omgeving? Dan vindt u in dit scherm ook uw persoonlijke poortnummer.
Wat zijn de voordelen van Office Online?
De Office Online-koppeling is kosteloos, maar vereist wel een Office 365-pakket. Een paar voordelen:
U hoeft Office niet geïnstalleerd te hebben om documenten te bewerken. Dat is handig als u op verschillende apparaten werkt.
U kunt documenten bewerken vanaf uw mobiele toestel of tablet, door in te loggen in BaseNet via de browser.
U kunt hetzelfde document desgewenst tegelijkertijd open hebben staan en bewerken.
Uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen, met een interval van enkele seconden.
Updates van Office zijn niet meer nodig.
⚠️ Let op: Office Online is een product van Microsoft. Het is daarom mogelijk dat aspecten van de technische ondersteuning onder Microsoft vallen. Ook kan het in enkele gevallen voorkomen dat bepaalde templates niet naar behoren worden weergegeven vanuit de Office Online-koppeling. Is dat het geval, dan kan de template worden aangepast.
Welke templates vindt u onder Templates?
Onderdeel | Wat u er vindt of doet |
Bestanden delen | Hier koppelt u bestaande e-mailtemplates om te gebruiken voor de functionaliteit Bestanden delen |
Document-configuratie | In de nieuwe standaardtemplates van BaseNet kunt u automatisch briefpapier laten inladen. Hier maakt u meerdere configuraties voor de door u gewenste combinatie van briefpapier en/of volgpapier |
Documenten | Hier vindt u de bestaande documenttemplates, zoals uw briefsjablonen |
Hier vindt u uw e-mailtemplates | |
Memo | Hier vindt u uw templates voor memo's |
Rapport template | Hier vindt u de maatwerkrapporten van uw omgeving |
SMS | Hier vindt u de templates voor uw sms-berichten |
Template briefhoofd | Hier staat een opsomming van de briefhoofden die u in BaseNet heeft gezet voor de Document-configuratie |
⚠️ Let op: onze supportafdeling biedt geen ondersteuning bij het zelf aanmaken of aanpassen van templates. Wilt u templates laten ontwikkelen of kant-en-klaar aanschaffen? Lees dan Kan BaseNet mijn templates aanmaken of aanpassen?
Hoe vindt u uw poortnummer voor een terminalserver?
📌 Dit onderdeel is alleen van belang wanneer uw kantoor in een terminalomgeving werkt. Iedere medewerker heeft dan een eigen poortnummer nodig.
Stap 1 – Zoek het poortnummer op
Klik rechtsboven op het pictogram met uw initialen of foto en ga naar Instellingen.
Kies Bedrijfsgegevens > Correspondentie > Instellingen voor documentbewerking.
In het veld Poortnummer vindt u het poortnummer van de gebruiker.
Stap 2 – Open de documentkoppeling
Klik naast de klok op het BaseNet-icoon en kies Open hoofdscherm.
Stap 3 – Vul het poortnummer in
Ga naar Extra > Instellingen.
Vul bij Aangepast poortnummer het nummer in dat u voor uw gebruikersaccount heeft gekregen of bij de servicedesk heeft opgevraagd.
Stap 4 – Herstart de koppeling
Klik op OK en klik in het volgende scherm op Herstarten om de documentkoppeling opnieuw te starten.
💡 Tip: houd de documentkoppeling stabiel door uw computer regelmatig af te sluiten, bij voorkeur iedere werkdag. Zo wordt het tijdelijke geheugen gewist en blijven documenten goed synchroniseren.