Iedere gebruiker in BaseNet beschikt over persoonlijke instellingen. Hiermee bepaalt u uw eigen voorkeuren: hoe uw agenda eruitziet, wanneer u een notificatie krijgt, hoe u documenten bewerkt en met welke omschrijving u uren schrijft. Deze instellingen gelden alleen voor uw eigen gebruiker en hebben geen invloed op uw collega's.
⚠️ Let op:
• Welke instellingen u ziet, hangt af van de modules die uw kantoor afneemt. Uw omgeving kan meer of andere instellingen hebben dan hier genoemd.
• Alleen beheerders zien naast Persoonlijke instellingen ook Bedrijfsgegevens.
Wat is het verschil tussen persoonlijke instellingen en de bedrijfsinstellingen?
Deze twee worden vaak door elkaar gehaald. Het verschil bepaalt of u de instelling zelf kunt wijzigen.
Persoonlijke instellingen | Bedrijfsgegevens |
Gelden alleen voor uw eigen gebruiker | Gelden voor het hele kantoor |
Iedere gebruiker kan ze zelf aanpassen | Alleen beheerders kunnen ze aanpassen |
Bijvoorbeeld: uw agendaweergave, uw notificaties, uw standaard urenomschrijving | Bijvoorbeeld: templates, gebruikers, aankondigingen, kantoorbrede e-mailinstellingen |
Zoekt u een instelling voor het hele kantoor? Lees dan Wat zijn de bedrijfsinstellingen en hoe maak ik een aankondiging aan?
Hoe opent u uw persoonlijke instellingen?
Stap 1 – Open het gebruikersmenu
Klik rechtsboven in het scherm op het pictogram met uw initialen of uw profielfoto.
Stap 2 – Kies Instellingen
Er wordt een nieuw tabblad in BaseNet geopend.
Stap 3 – Kies Persoonlijke instellingen
Heeft u ook toegang tot de bedrijfsinstellingen, dan ziet u twee opties: Persoonlijke instellingen en Bedrijfsgegevens. Kies Persoonlijke instellingen.
Stap 4 – Zoek de gewenste instelling op
Klap de gewenste categorie open, of
gebruik het veld Zoeken bovenaan om direct naar een instelling te zoeken.
Stap 5 – Pas de waarde aan en bewaar
Klik op de instelling, wijzig de waarde en bewaar. De wijziging geldt direct voor uw eigen gebruiker.
💡 Tip: weet u de naam van de instelling ongeveer? Typ die dan in het zoekveld bovenaan. Dat is sneller dan alle categorieën openklappen.
Welke instellingen staan er onder Agenda?
Instelling | Wat u ermee doet |
Agenda notificaties | Instellen hoeveel minuten vóór een afspraak u een notificatie ontvangt. De melding verschijnt rechtsboven bij het belletje. Zet u daarnaast desktopnotificaties aan, dan ontvangt u de melding ook buiten BaseNet. |
Agenda feeds | Een externe agenda in BaseNet laten tonen met een iCal-link, bijvoorbeeld uw agenda uit Microsoft Teams. Een feed is uitsluitend ter inzage. |
Agendaweergave | Bepalen hoe uw agenda eruitziet: het interval, de tijd waarop uw agenda begint en eindigt, en op welke dag uw agenda begint. Standaard tonen wij elke dag van de week; u kunt bijvoorbeeld zaterdag en zondag verbergen. |
Geef kalender vrij op internet | Een link ophalen waarmee u uw BaseNet-agenda in een extern programma zoals Outlook of op uw telefoon kunt tonen. |
Login op Microsoft Teams | Uw Teams-account koppelen, zodat u uitnodigingen kunt versturen met een Microsoft Teams-link erin. |
Login op Zoom | Uw Zoom-account koppelen, zodat u een Zoom-link kunt meesturen met een afspraak. |
Standaard aanvullen locatie | Bepalen hoe de locatie van een agendapunt automatisch wordt gevuld zodra u een relatie of project koppelt. |
Wilt u weten hoe u een online meeting inplant nadat u Teams of Zoom heeft gekoppeld? Lees Hoe koppel ik Microsoft Teams of Zoom aan mijn agenda?
Hoe werkt Standaard aanvullen locatie?
U kiest bij deze instelling uit drie mogelijkheden:
Vanuit de gekoppelde relatie — BaseNet vult het vestigingsadres van de gekoppelde relatie in.
Vanuit de relatie van het project — BaseNet vult het adres van de relatie die aan het project is gekoppeld.
Uitgeschakeld — BaseNet vult geen locatie in bij het koppelen van een relatie of project.
Welke instellingen staan er onder Correspondentie?
Instelling | Wat u ermee doet |
Instellingen voor documentbewerking | Aangeven of u documenten bewerkt via Microsoft 365 en/of de Document Synchroniser, of dat u documenten uitsluitend wilt downloaden en uploaden. |
Tijdelijke bestanden | Instellen wanneer een rapportage naar de tijdelijke bestanden gaat, zodat u door kunt werken terwijl het bestand wordt gegenereerd. U geeft daarnaast aan welk standaard inzageniveau die bestanden krijgen — handig bij managementrapportages. |
📌 Draait u een rapportage of downloadt u een dossier, dan vindt u het bestand terug via het linkermenu onder Correspondentie > Tijdelijke bestanden.
📌 Werkt uw kantoor met externe desktops (een terminalserver), dan staat bij Instellingen voor documentbewerking ook uw persoonlijke poortnummer. Staat er -1, dan werkt u niet via een externe desktop. Dat is geen fout en u hoeft er niets mee te doen.
Welke instellingen staan er onder E-mail?
Instelling | Wat u ermee doet |
E-mail accounts | Zien tot welke e-mailaccounts u toegang heeft. Per account past u onder andere de volgorde van de mailboxen, uw afzendnaam, een standaard template en uw afwezigheidsbericht aan. |
E-mail notificaties | Automatische e-mailnotificaties instellen voor bepaalde agendapunten, dossiers en/of taken. |
Overige e-mailinstellingen | Aangeven welke template u standaard gebruikt bij het opstellen van een e-mail, of die template automatisch wordt ingevoegd, en bijvoorbeeld of er standaard een e-mailadres in de BCC wordt meegenomen. |
Volledige toegang tot uw e-mailomgeving verlenen | Een collega toegang geven tot uw e-mailbox, bijvoorbeeld tijdens uw vakantie, zodat hij e-mails kan lezen of in uw naam kan versturen. In plaats van toegang kunt u ook een kopie van uw e-mailbox aan een collega geven. |
⚠️ Let op: u kunt bij Overige e-mailinstellingen aangeven dat de template direct in de e-mail wordt weergegeven. Wij adviseren dit niet te doen: bij automatisch invoegen worden de gegevens van de relatie en het project niet meer ingeladen bij een nieuwe e-mail.
Welke instellingen staan er onder Persoonlijke instellingen?
Instelling | Wat u ermee doet |
Persoonlijke hulpmiddelen | Aangeven op welke manier u bekend wilt staan binnen BaseNet. Uw naam en initialen worden vermeld bij het opslaan van onderdelen in het systeem. |
Standaard SMS-verzender | Een afzendernaam ingeven als u bij het versturen van een sms niet uw eigen nummer wilt meegeven. De ontvanger ziet dan de afzendernaam in plaats van een mobiel telefoonnummer. |
Standaard toegangsrechten | Ervoor kiezen om alles wat u opslaat standaard een bepaald inzageniveau te geven. |
Templatecodes weergeven | Inzicht krijgen in de templatecode per veld. Beweegt u met uw muis over een veldlabel, dan ziet u de bijbehorende code. |
Verander uw wachtwoord | Uw wachtwoord wijzigen. |
Welke instellingen staan er onder Project, Relatie en Taken?
Project
Projectstatus zoekinstelling — aangeven met welke projectstatussen u werkt. Bij het zoeken of koppelen van een project aan een taak, agendapunt of e-mail verschijnen alleen projecten met die statussen.
Relatie
Instelling | Wat u ermee doet |
Importeer nieuwe bedrijven vanuit externe bronnen | De tabbladen configureren voor het invoegen van externe bronnen zoals de KvK en de KBO. |
Instellingen tabblad Geschiedenis | Aangeven hoeveel dagen u terug wilt kijken op het tabblad Geschiedenis in dossiers en projecten. Standaard staat dit op 365 dagen. |
Standaard tabblad bij externe bronnen | Kiezen welke externe bron standaard wordt gebruikt bij het aanmaken van een bedrijf. |
Taken
Instelling | Wat u ermee doet |
Desktop notificaties | Notificaties instellen voor taken, ook buiten BaseNet. |
Het aantal dagen dat u standaard vooruit wilt zoeken | Alleen taken tot een bepaald aantal dagen vooruit tonen. Handig als u veel taken heeft. Bij het zoeken kunt u handmatig een uitzondering maken. |
Stuur mij meldingen over voltooide taken | E-mailnotificaties inschakelen zodra uw taken gereed zijn. |
Taak maken bij het opslaan van een concept-e-mail | Instellen of er direct een taak wordt aangemaakt zodra u een e-mail als concept wegzet. |
Welke instellingen staan er onder Uren?
Instelling | Wat u ermee doet |
Aantal uren per dag | Bepalen hoe het urenoverzicht in het hoofdmenu wordt weergegeven. Vult u hier 8 in, dan wordt het urenoverzicht pas groen zodra u 8 uur heeft ingevoerd. |
Standaard omschrijving | Een standaard omschrijving invullen die het systeem automatisch gebruikt bij de invoer van uren. U kunt deze per urenregel altijd handmatig uitbreiden of verwijderen. |
Standaardactiviteiten op tijdinvoer | Ingeven welke uurtypes gebruikt moeten worden bij bepaalde handelingen. Dit menu is alleen van toepassing als u de stopwatch gebruikt. |
Stopwatch | De stopwatch inschakelen en configureren, bijvoorbeeld het automatisch invoeren van uw uren. |
Toestemming om gewerkte uren te bewerken | Op 'ja' zetten om via het multi-urenscherm uren te bewerken. Al ingevoerde regels blijven staan. |
Waar moet u op letten?
Meldingen moet u zelf toestaan
Zoals bij alle meldingen binnen BaseNet zorgt u er zelf voor dat uw computer en browser meldingen toestaan. Staat uw computer op stil, dan ontvangt u geen desktopmeldingen, ook niet als de instelling goed staat.
Een agendafeed is alleen ter inzage
Afspraken uit een externe agenda die u via een agendafeed inlaadt, kunt u niet vanuit BaseNet wijzigen of verwijderen. Dat doet u in de agenda waar de feed uit komt.
Template direct invoegen kost u de relatiegegevens
Laat u de template direct in een nieuwe e-mail invoegen, dan worden de gegevens van de relatie en het project niet meer ingeladen. Wij adviseren deze optie niet aan te zetten.
Maximaal vijftien urenregels per dag in het multi-urenscherm
Zet u Toestemming om gewerkte uren te bewerken op 'ja', dan kunt u per dag maximaal vijftien urenregels ingeven via het multi-urenscherm.
Een groot zoekbereik maakt BaseNet langzamer
Hoe meer dagen u instelt bij het tabblad Geschiedenis of bij het vooruit zoeken van taken, hoe langer het inladen duurt.
Uw omgeving kan afwijken
Welke categorieën en instellingen u ziet, hangt af van de modules die uw kantoor afneemt. Ziet u een instelling niet, dan is die module mogelijk niet actief.
💡 Tip: loop uw persoonlijke instellingen één keer rustig door bij de start, en zet in ieder geval uw agendaweergave, uw notificaties en uw standaard urenomschrijving goed. Dat scheelt u daarna elke dag klikken.