Met een standaard e-mailtemplate hoeft u uw ondertekening en vaste tekst niet elke keer opnieuw te kiezen. U stelt de template eenmalig in bij uw persoonlijke e-mailinstellingen; daarna wordt die bij een nieuwe e-mail automatisch ingeladen.
⚠️ Let op: de template moet al bestaan in de bedrijfsinstellingen voordat u die als standaard kunt kiezen. Bij de initialisatie van uw account zijn een aantal standaard templates voor u klaargezet. In veel gevallen zijn die voldoende.
📌 Het zelf aanmaken of ontwikkelen van templates ondersteunen wij niet, vanwege de complexiteit hiervan. Wenst u dat wij een template voor u ontwikkelen? Neem dan contact op met onze templates-afdeling via [email protected].
Wat doet een e-mailtemplate?
Een template bestaat in de basis uit templatecodes. Die codes verwijzen naar velden in uw systeem, bijvoorbeeld naar de relatie waaraan u de e-mail heeft gekoppeld. Bij het opstellen van de e-mail wordt voor elk veld de waarde uit het systeem opgehaald en op de plaats van de templatecode gezet.
Stelt u een standaard e-mailtemplate in, dan wordt die template gebruikt bij het opstellen van een nieuwe e-mail, zonder dat u die elke keer zelf hoeft te kiezen.
Waarom koppelt u eerst een relatie of project?
Zorg ervoor dat u bij het opstellen van een e-mail eerst een project en/of een relatie koppelt. Alleen dan kunnen de velden in de template worden gevuld. Koppelt u niets, dan blijven de velden leeg.
📌 De velden Project en Relatie staan uitgelicht in een blauwe balk bovenaan het formulier.
Hoe stelt u uw standaard e-mailtemplate in?
Stap 1 – Open uw persoonlijke instellingen
Klik rechtsboven op uw naam en kies Instellingen. Heeft u toegang tot de bedrijfsinstellingen, kies dan Persoonlijk.
Stap 2 – Klap de categorie E-mail open
Ga naar Persoonlijke instellingen > E-mail.
Stap 3 – Open Overige e-mailinstellingen
Klik op Overige e-mailinstellingen. Hier stelt u onder andere uw standaard e-mailtemplate in en geeft u aan of een e-mailadres standaard in de BCC moet worden meegenomen.
Stap 4 – Kies uw standaard template
Kies in het veld voor de standaard e-mailtemplate de template die u standaard wilt gebruiken.
Stap 5 – Bewaar de instelling
Bewaar de instelling. De template wordt vanaf nu bij een nieuwe e-mail gebruikt.
Hoe weet u dat het gelukt is?
Maak een nieuwe e-mail aan
Koppel een relatie en/of een project in de blauwe balk bovenaan
Controleer of uw vaste tekst en ondertekening in de e-mail staan en of de velden gevuld zijn met de gegevens van de gekoppelde relatie
Blijven velden leeg, dan is er geen relatie of project gekoppeld, of ontbreken de betreffende gegevens bij de relatie.
Waar moet u op letten?
Zet de template niet direct in de e-mail. In de overige e-mailinstellingen kunt u aangeven dat u wenst dat de template direct in de e-mail wordt weergegeven. Wij adviseren om dit niet te doen, omdat relatie- en projectgegevens dan niet meer standaard worden ingeladen.
Templates kunnen bijlagen meenemen. Is aan de template een bijlage gekoppeld in de bedrijfsinstellingen, dan wordt die bij het opstellen van de e-mail automatisch als bijlage geplaatst.
Templates worden centraal beheerd. Wilt u de inhoud van de template zelf wijzigen, dan gebeurt dat in de bedrijfsinstellingen onder Beheer > Bedrijfsinstellingen > Templates > E-mail. Daarvoor heeft u toegang tot de bedrijfsinstellingen nodig.
💡 Tip: Wilt u per e-mail een andere template gebruiken? Kies dan bij het opstellen van de e-mail zelf het gewenste sjabloon, nadat u een relatie en/of project heeft gekoppeld. Uw standaardtemplate blijft daarbij ongewijzigd.