In BaseNet stelt u een e-mail op vanaf elk scherm en koppelt u het bericht aan een project en/of relatie. Zo vindt u de e-mail later eenvoudig terug en houdt u een nauwkeurige geschiedenis van uw klant of project bij.
Waarom een e-mail koppelen aan een project of relatie?
Bijna alle onderdelen van BaseNet bieden de mogelijkheid om een project en/of relatie te koppelen. Dit geldt ook voor e-mail. Door de e-mail die u verstuurt te koppelen aan projecten en relaties kunt u deze eenvoudig terugvinden, uw werk organiseren en een nauwkeurige geschiedenis van een klant of project bijhouden.
📌 Wij raden aan om te werken vanaf een relatie- of projectpagina, omdat de bijbehorende velden op de e-mailpagina dan automatisch worden ingevuld. Dat bespaart u tijd.
Hoe stelt u een e-mail op?
Stap 1 – Open het e-mailscherm
U kunt op twee manieren een nieuwe e-mail opstellen:
Vanaf elk scherm — via de knop +Nieuw... in de bovenste balk
Vanaf een project of relatie — via Acties > E-mail aanmaken op de pagina van het project of de relatie
Stap 2 – Koppel een project
Project — het juiste project
Nadat u de e-mail hebt verzonden, kunt u de e-mail ook vinden in het Archief en op de pagina van het project.
Stap 3 – Koppel een relatie
Relatie — de relatie aan wie u de e-mail stuurt
Nadat u de e-mail hebt verzonden, kunt u de e-mail ook vinden in het Archief en op de pagina van de relatie.
Stap 4 – Kies de mailbox
Mailbox — het e-mailadres waarvandaan u het bericht verstuurt
Stap 5 – Vul de ontvangers en het onderwerp in
Naar — de ontvanger van het bericht
CC en BCC — vult u in indien nodig
Onderwerp — het onderwerp van uw bericht
Stap 6 – Gebruik een template
Wij raden u aan om templates (sjablonen) te gebruiken. Templates kunnen gegevens ophalen uit het BaseNet-systeem en zo het maken van documenten aanzienlijk vergemakkelijken.
Eerste knop links — voegt de standaardtemplate in
Tweede knop links — toont een dropdown waarin u andere templates kunt selecteren
Stap 7 – Verzend de e-mail
Klik op Verzenden. Daarna kunt u nog verzendvoorkeuren opgeven, zoals archiveren en inzage.
Welke andere opties heeft u?
Opslaan als concept — slaat de e-mail als concept op in de mailbox van de medewerker die u in het veld Mailbox hebt ingesteld. Dit kan uzelf zijn of iemand anders die u kiest
Later verzenden — klik op de pijl naast Verzenden en daarna op Later verzenden. U ziet dan planningsopties waarin u een datum en tijdstip kiest waarop de e-mail verzonden moet worden
💡 Tip: Start uw e-mail vanaf de pagina van het project of de relatie. De koppelvelden zijn dan al gevuld en u hoeft alleen nog de inhoud van uw bericht te schrijven.