Om het meeste uit BaseNet te halen, is het belangrijk dat u het systeem op een vaste manier gebruikt. Hieronder vindt u de vereisten voor optimaal gebruik: vijf do's en vijf don't's.
Wat zijn de do's?
1 – Maak projecten en relaties zo snel mogelijk aan
Nieuwe klant of nieuwe professionele connectie — voeg deze toe als relatie
E-mail van of naar een nieuw contact — voeg dit contact toe als relatie
Nieuwe zaak — maak een project aan
De handigste manier om een nieuw project of een nieuwe relatie aan te maken is via de knop Nieuw... in de bovenste balk.
2 – Koppel altijd een project en een relatie
Koppel een project en een relatie aan een e-mail, een document, een taak en dergelijke. Door te koppelen wordt het voor iedereen eenvoudig om een item terug te vinden, en blijft de geschiedenis van de relatie en het project altijd compleet. Er is nooit een (goede) reden om geen project en relatie te koppelen.
3 – Zoek altijd eerst naar het project of de relatie voordat u een nieuwe aanmaakt
Datavervuiling ontstaat niet door te veel relaties of projecten, maar door dubbele of onvolledige/onjuiste gegevens. Voorkom daarom duplicaten door altijd eerst te zoeken of de relatie of het project niet al door een collega in het systeem is gezet. Het handigste is om de globale zoekfunctie in de bovenste balk van BaseNet te gebruiken.
4 – Archiveer alles binnen twee weken
E-mails dienen zo snel mogelijk te worden gearchiveerd. Als er op zeer korte termijn nog iets mee moet gebeuren, kunt u ervoor kiezen de e-mail te laten staan. Dit mag echter nooit langer dan twee weken duren; anders dient er een taak voor aangemaakt te worden.
5 – Maak taken aan
Moet er later iets met een e-mail gebeuren, is er een terugbelverzoek of moeten documenten worden bestudeerd? Maak daar dan een taak voor aan. Dat heeft meerdere voordelen:
Collega's kunnen uw taken inzien bij afwezigheid en indien nodig werk overnemen
De geschiedenis kan eenvoudig worden teruggezocht
Er is inzicht in de genomen acties binnen een bepaalde zaak
U ontvangt een herinnering zodra de taak moet worden afgerond, waardoor het makkelijker wordt om eraan te denken
Wat zijn de don't's?
1 – Typ nooit handmatig het e-mailadres in het 'Aan'-veld bij het schrijven van een e-mail
Op deze manier wordt er geen relatie aan de e-mail gekoppeld. Koppel in plaats daarvan een relatie (maak deze aan als deze nog niet in het systeem staat). Zodra een relatie is gekoppeld, wordt het e-mailadres automatisch ingevuld.
2 – Verwijder de e-mail altijd uit de mailbox bij het archiveren
Wanneer u een e-mail opslaat, verwijder deze dan uit de mailbox. Anders komt deze zowel in de mailbox als in het archief terecht, wat kan leiden tot verwarring, datavervuiling en dubbel werk.
📌 Dit is extra belangrijk voor smartphonegebruikers. E-mails die vanaf het apparaat worden verzonden, belanden in 'Verzonden', zodat ze later nog kunnen worden gearchiveerd.
3 – Maak geen e-mailmappen aan
Mailboxen bevatten standaard de mappen 'Concepten', 'Verzonden', 'Spam' en 'Prullenbak'. Andere mappen zijn niet nodig, omdat dit ertoe kan leiden dat niet-verwerkte e-mails onnodig lang blijven staan. Voor een correcte werkwijze binnen het systeem moeten verwerkte e-mails worden gearchiveerd.
Waar Microsoft Outlook en vergelijkbare programma's de mailbox als een archiefmap zien, gebruikt BaseNet hiervoor het Archief (voorheen "Documenten en E-mails") onder Correspondentie.
4 – Laad uw standaard e-mailsjabloon niet automatisch
Dit is een persoonlijke instelling. Wanneer het sjabloon automatisch wordt geladen, worden gegevens van de relatie en/of het project niet meegenomen, omdat dit gebeurt voordat een relatie of project kan worden gekoppeld. Bovendien maakt dit het kiezen van een ander sjabloon veel lastiger. Een sjabloon handmatig laden kan met één klik.
5 – Verberg niet te veel informatie met behulp van inzageniveaus
Inzageniveaus moeten op projectniveau worden bepaald. Alles wat aan het project wordt gekoppeld, krijgt dan automatisch het juiste inzageniveau.
In eerste instantie moet alles worden opgeslagen met het inzageniveau Iedereen, zodat de relatie- en projectgeschiedenis voor iedereen volledig is indien nodig.
💡 Tip: Maak van de knop Nieuw... in de bovenste balk uw standaardstartpunt. Van daaruit maakt u in één keer een relatie, project, document, memo, taak of urenregel aan, met de koppelingen meteen goed.