Staat een document of e-mail onder het verkeerde dossier of de verkeerde relatie? Dan verplaatst u het naar de juiste plek. Wilt u hetzelfde stuk ook in een ander dossier gebruiken, dan maakt u een kopie. Zo staat alle correspondentie altijd onder het juiste dossier en de juiste relatie.
Wat is het verschil tussen verplaatsen en kopiëren?
| Verplaatsen | Kopiëren |
Wat het doet | U wijzigt het dossier en/of de relatie van het bestaande item. Het item staat daarna alleen nog op de nieuwe plek. | Er komt een tweede, losstaand item bij. Het origineel blijft staan waar het stond. |
Gebruik dit als | Het item per ongeluk onder het verkeerde dossier of de verkeerde relatie is opgeslagen | U hetzelfde document of dezelfde e-mail ook in een ander dossier of bij een andere relatie nodig hebt |
Hoe verplaats ik een document of e-mail?
Stap 1 – Open het overzicht met correspondentie
Via het hoofdmenu: ga naar Correspondentie > Archief.
Of vanuit een dossier of relatie: open het dossier of de relatie en ga naar het tabblad Historie.
Stap 2 – Vink het document of de e-mail aan
Wilt u meerdere items tegelijk verplaatsen? Vink ze allemaal aan.
Stap 3 – Klik op Voer een actie uit > Verplaats naar
Stap 4 – Pas het project en/of de relatie aan
Wijzig het veld Project en/of Relatie.
Typ om te zoeken, of kies uit de lijst.
Stap 5 – Klik op Opslaan
Hoe kopieer ik een document of e-mail?
Stap 1 – Ga naar Correspondentie > Archief
Stap 2 – Vink het document of de e-mail aan
Wilt u meerdere items tegelijk verplaatsen? Vink ze allemaal aan.
Stap 3 – Klik op Voer een actie uit > Kopiëren naar
Stap 4 – Koppel de kopie aan het andere dossier of de andere relatie
Vul het project en/of de relatie in waar de kopie onder moet komen.
Hoe weet u dat het gelukt is?
Na verplaatsen: open het nieuwe dossier of de nieuwe relatie en ga naar het tabblad Historie. Het item staat daar. In het oude dossier staat het niet meer.
Na kopiëren: het origineel staat nog op de oude plek, en in het tabblad Historie van het nieuwe dossier of de nieuwe relatie staat de kopie.
Ziet u het item nog op de oude plek na verplaatsen? Controleer of u na het wijzigen op Opslaan hebt geklikt.
Waar moet u op letten?
Niet elk scherm biedt deze acties
Verplaatsen doet u via Correspondentie > Archief of het tabblad Historie van een dossier of relatie. Kopiëren doet u via Correspondentie > Archief. Niet elk overzicht van e-mails of documenten biedt deze opties.
Een kopie staat los van het origineel
Wijzigingen in de kopie komen niet in het origineel terecht, en andersom.
Bij meerdere items krijgen ze allemaal hetzelfde project en dezelfde relatie
Vinkt u meerdere items aan, controleer dan vóór het opslaan dat ze echt allemaal naar hetzelfde dossier en dezelfde relatie moeten.