Zodra een beheerder Documentmappen heeft geactiveerd en de standaard mappenstructuur heeft ingericht, gebruikt u de mappen dagelijks om correspondentie op te slaan, terug te vinden en te verplaatsen. Wilt u Documentmappen activeren of de standaard mappenstructuur inrichten? Zie 'Hoe activeer en beheer ik Documentmappen?'.
Correspondentie aan een map toewijzen
Overal waar correspondentiestukken worden aangemaakt, geopend of opgeslagen, selecteert u een map. Hierbij geldt één voorwaarde: het correspondentiestuk moet gekoppeld zijn aan een dossier.
Gebruikt u mapvoorkeuren, dan vult het systeem de standaardmap als suggestie in. U bent altijd vrij om daarvan af te wijken.
Voorbeeld bij e-mail:
Voorbeeld bij maken document:
De Documentverkenner gebruiken
De Documentverkenner is beschikbaar in ieder nieuw en bestaand dossier via het gelijknamige tabblad, en geeft toegang tot de mappen uit de standaard mappenstructuur. Klik op een map om de inhoud te zien.
Twee mappen zijn er altijd of automatisch:
Alle documenten en e-mails — automatisch beschikbaar; bevat alle correspondentie van het dossier, ongeacht in welke map deze is opgeslagen
Geen map toegewezen — alleen zichtbaar als het dossier correspondentie bevat die niet aan een map is toegewezen. In de praktijk gaat het om alle correspondentie van vóór de activering. U bepaalt zelf of u die met terugwerkende kracht toewijst
Zoeken naar correspondentie
De standaardweergave van de Documentverkenner is geschikt om te bladeren door de correspondentie van een dossier.
Vindt u niet wat u zoekt? Klik op de knop Correspondentie aan de rechterkant van het scherm om de zoekweergave te openen. Daar heeft u dezelfde zoekmogelijkheden als in het correspondentie-zoekscherm.
Correspondentie verplaatsen
Vanuit zowel de standaardweergave als de zoekweergave verplaatst u correspondentiestukken:
Selecteer één of meer correspondentiestukken
Klik op de knop Voer een actie uit bovenin het scherm en kies voor Verplaats naar
Selecteer de gewenste doelmap en klik op Bewaren
💡 Tip: Gebruik de zoekweergave om correspondentie uit de map 'Geen map toegewezen' in bulk naar de juiste map te verplaatsen.
Waar moet u op letten?
Oude correspondentie verhuist niet vanzelf
Alles van vóór de activering blijft staan in 'Geen map toegewezen' totdat u het verplaatst. Het raakt niet kwijt, maar het staat ook niet meteen op zijn plek.
Wilt u weten hoe u de Documentmappen activeert of de standaard mappen aanmaakt, hernoemt of verwijdert? Zie Hoe activeer en beheer ik Documentmappen?.