Met Documentmappen richt u een vaste mappenstructuur in voor de correspondentie van uw dossiers. Dit artikel beschrijft hoe u Documentmappen activeert en inricht, en hoe u dossierspecifieke mappen beheert.
⚠️ Activeren en inrichten van de standaard mappenstructuur kan uitsluitend door een beheerder. Bent u geen beheerder? Dan kunt u wel dossierspecifieke mappen beheren (zie verderop) en dagelijks met Documentmappen werken. Zie daarvoor 'Hoe gebruik ik Documentmappen?'.
Wat doen Documentmappen?
De structuur bestaat uit twee lagen:
Standaard mappenstructuur — geldt voor álle nieuwe en bestaande dossiers, zodat ieder dossier uniform is ingedeeld. Deze richt de beheerder eenmalig in.
Dossierspecifieke mappen — een verdere onderverdeling binnen één dossier, aan te maken waar dat wenselijk is.
💡 Tip: Stem intern af wie verantwoordelijk is voor het activeren en inrichten, en vanaf welk moment iedereen met Documentmappen gaat werken. Zo voorkomt u dat collega's met verschillende structuren werken.
Hoe activeer ik Documentmappen? (beheerders)
Stap 1 – Activeer Documentmappen
Ga naar Instellingen > Correspondentie > Documentmappen
Selecteer de optie 'Activeer Documentmappen' om door te gaan naar de volgende stap
Stap 2 – Richt de standaard mappenstructuur in
Deze structuur vormt de basis voor zowel nieuwe als bestaande dossiers.
Klik met de rechtermuisknop op een map om een nieuwe (sub)map aan te maken, of om de geselecteerde map te hernoemen of te verwijderen
Klik op Bewaar om de mappenstructuur op te slaan en door te gaan
📌 Goed om te weten
• Op dossierniveau kunt u altijd een verdere onderverdeling maken
• Met drag & drop wijzigt u op ieder gewenst moment de positie en volgorde van mappen
Stap 3 – Stel de mapvoorkeuren in
Mapvoorkeuren vereenvoudigen het koppelen van de juiste map.
Selecteer de standaardmap voor e-mails
Selecteer de standaardmap voor overige correspondentie
Klik op Bewaar om de mapvoorkeuren op te slaan
📌 Via Instellingen (Bedrijf) > Templates > E-mail / Documenten / Memo stelt u per template een afwijkende mapvoorkeur in.
Hoe weet u dat het gelukt is?
In ieder dossier — nieuw én bestaand — verschijnt het tabblad Documentverkenner, met daarin de mappen die u zojuist heeft aangemaakt. Ziet u dat tabblad niet, dan is de activering niet afgerond.
Hoe beheer ik dossierspecifieke mappen?
Klik in de Documentverkenner met de rechtermuisknop op een bestaande map om:
een nieuwe dossierspecifieke submap aan te maken
een bestaande dossierspecifieke submap te hernoemen of te verwijderen
Waar moet u op letten?
Oude correspondentie verhuist niet vanzelf
Alles van vóór de activering blijft staan in 'Geen map toegewezen' totdat u het verplaatst. Het raakt niet kwijt, maar het staat ook niet meteen op zijn plek.
Wilt u weten hoe u dagelijks met Documentmappen werkt — correspondentie toewijzen, zoeken en verplaatsen? Zie 'Hoe gebruik ik Documentmappen?'.