Met een fixed price spreekt u voor een dossier één vast bedrag af met uw cliënt, in plaats van dat u de werkelijk geschreven uren factureert. U vult dit bedrag in bij de financiële gegevens van het dossier; vanuit het dossier maakt u vervolgens de conceptfactuur aan en verwerkt u deze.
Wat is het verschil tussen automatisch verwerken en handmatig controleren?
Nadat u een conceptfactuur heeft aangemaakt, kunt u deze op twee manieren verwerken:
Automatisch (in batch) via 'Print / verwerk facturen'. Dit is onze batchverwerking: de factuur wordt automatisch verstuurd volgens de verzendwijze die bij de debiteur is ingesteld, bijvoorbeeld per e-mail.
Handmatig controleren en verwerken. U opent de conceptfactuur zelf, kunt deze eerst nog aanpassen en verwerkt 'm daarna via de 'Snelle acties'.
Beide manieren komen terug in het stappenplan hieronder.
Wat vult u in bij 'Fixed price'?
Vul bij 'Fixed price', op het tabblad 'Financieel' van het dossier, het exclusieve btw bedrag in dat u in rekening wilt brengen.
Hoe stelt u een fixed price in en factureert u deze in een dossier?
Stap 1 – Open het dossier en zet het in bewerkstand
Open het dossier.
Klik rechtsboven op 'Bewerken'.
Stap 2 – Vul het bedrag in bij 'Fixed price'
Ga naar het tabblad 'Financieel'.
Vul bij 'Fixed price' het bedrag in dat u in rekening wilt brengen.
Klik rechtsboven op 'Bewaren'.
Stap 3 – Open de dossierfacturatie vanuit het dossier
Klik rechtsboven op 'Acties'.
Klik op 'Bekijk dossierfacturatie'. Het scherm Dossierfacturatie opent, al gefilterd op dit dossier.
Stap 4 – Selecteer het dossier en maak de conceptfactuur aan
Plaats een vinkje voor de regel van het dossier.
Klik op 'Voer een actie uit (1 geselecteerd)'.
Klik op 'Maken/bijwerken facturen'. Er wordt nu een conceptfactuur aangemaakt.
Stap 5 – Kies hoe u de factuur verwerkt
Wilt u de factuur automatisch verwerken en versturen? Klik dan op de rode knop 'Print / verwerk facturen'.
Wilt u de conceptfactuur eerst controleren? Klik dan in de kolom 'Factuur' op 'Open factuur: ...' (met het factuurnummer) en ga verder met stap 6.
Stap 6 – Controleer en verwerk de conceptfactuur handmatig
De conceptfactuur opent met de status 'Wacht'. Hier kunt u nog wijzigingen doorvoeren, zoals een afwijkende factuurdatum, een afwijkende omschrijving van de factuurregel, of extra factuurregels toevoegen (bijvoorbeeld voor een korting).
Klik bij 'Snelle acties' op 'Voorbeeld downloaden' of 'Voorvertoning e-mail' om de factuur te controleren.
Klik na controle op 'Verwerk en open e-mail' of 'Verwerk en download factuur' om de factuur definitief te verwerken.
Hoe weet u dat het gelukt is?
Na het verwerken is de factuur niet langer een conceptfactuur met status 'Wacht'. Ga voor controle terug naar het tabblad 'Financieel' van het dossier: het veld 'Fixed prijs gefactureerd' toont dan het gefactureerde bedrag.
Waar moet u op letten?
U moet het dossier eerst in bewerkstand zetten. Op het tabblad 'Financieel' kunt u pas iets invullen bij 'Fixed price' nadat u rechtsboven op 'Bewerken' heeft geklikt.
Geschreven uren worden altijd volledig afgeboekt. Bij het factureren van een fixed price worden alle tot dan toe geschreven uren (tenzij u specifiek filtert op een bepaalde periode) op het dossier of project afgeboekt als gefactureerd, ongeacht hun waarde volgens het uurtarief. Wilt u de losse uren toch apart factureren? Zet 'Fixed price' dan op nul, zie Hoe kan ik openstaande uren van een fixed price dossier factureren?
Het bedrag bij 'Fixed price' is cumulatief. Vult u een tweede of volgende fixed price in voor hetzelfde dossier of project? Dan vervangt het nieuwe bedrag het oude; u telt het dus zelf op bij het bestaande bedrag. Zie Hoe breng ik een tweede fixed price in rekening? voor een voorbeeld.
Het bedrag is exclusief btw. Vul bij 'Fixed price' altijd het bedrag exclusief btw in.
Werkt u met honorarium per medewerker? Schrijf dan minimaal 0,1 factureerbaar uur op het dossier. Dit heeft u nodig voor de omzettoewijzing.
💡 Tip: controleer een conceptfactuur bij twijfel altijd eerst handmatig via 'Open factuur: ...' voordat u 'Print / verwerk facturen' gebruikt. Zo voorkomt u dat een onjuiste factuur automatisch naar uw cliënt wordt verstuurd.