U kunt relaties in bulk in BaseNet zetten met een importsjabloon. In dit artikel leest u hoe u een importbatch aanmaakt, hoe u contactpersonen aan bedrijven koppelt en hoe u een mislukte of onterechte import herstelt.
⚠️ Let op: Het importeren van relaties is enkel mogelijk indien u beschikt over de bedrijfsinstellingen binnen uw omgeving.
Hoe importeert u relaties?
Stap 1 – Open de importbatches
Klik rechtsboven op uw initialen en navigeer naar Instellingen > Bedrijfsgegevens > Systeem > Importeer batches
Stap 2 – Start een nieuwe batch
Kies rechtsboven + Importeer een nieuwe batch.
Stap 3 – Kies het soort import en download het sjabloon
Kies het soort import
Klik op Ga door
Klik op download om het importsjabloon te downloaden
Stap 4 – Vul het sjabloon in
Houd u bij het invullen aan de voorschriften, zodat het bestand nadien succesvol geïmporteerd kan worden.
📌 Op het tweede tabblad binnen het sjabloon staan van de meeste velden de specificaties (veldlengtes) beschreven.
Stap 5 – Upload het bestand
Heeft u een ingevuld sjabloon? Klik dan opnieuw op Ga door en upload het bestand.
Hoe importeert u contactpersonen bij de juiste bedrijven?
Het systeem kent bij het importeren standaard relatiecodes toe. Zolang u geen contactpersonen importeert, is dat prima. Importeert u wél contactpersonen, dan begint u met het importeren van de bedrijven.
Stap 1 – Voeg een eigen kolom "Rcode" toe
Download de importsheet voor bedrijven en maak een nieuwe kolom aan. Dit dient de eerste kolom te zijn. Geef deze kolom de naam Rcode.
In deze kolom geeft u zelf codes in voor de te importeren bedrijven
Het is aan te raden een nummering onder de 100000 te hanteren. Dit is namelijk het eerste getal dat standaard in het systeem is ingegeven
Stap 2 – Importeer de bedrijven
Vul de Excel-sheet compleet in en importeer de bedrijven.
Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Systeem > Gegevens importeren
Zet de pull-down op bedrijven
Klik op bladeren om de Excel-sheet aan te klikken
Klik op importeren
📌 Vergeet niet de Excel-sheet af te sluiten tijdens het importeren.
Stap 3 – Vul de sheet voor contactpersonen in
Vul de eerder ingegeven Rcode in bij het veld bedrijfscode. Hiermee koppelt u de te importeren contactpersonen aan de eerder geïmporteerde bedrijven.
Stap 4 – Importeer de contactpersonen
Ga naar Beheer > Bedrijfsinstellingen > Systeem > Gegevens importeren
Zet het drop-downmenu op contactpersonen
Klik op bladeren en wijs naar het ingevulde importsjabloon
Klik op importeren
📌 Vergeet niet de Excel-sheet af te sluiten tijdens het importeren.
Hoe biedt u een mislukte import nogmaals aan?
Bij het importeren van relaties voert het systeem automatisch een controle uit op de inhoud van het te importeren bestand. Velden die niet correct zijn ingegeven, worden geweigerd. Na het importeren worden eventuele foutieve regels weergegeven, bijvoorbeeld: van 76 aangeboden objecten zijn er 75 correct geïmporteerd en is er 1 fout gegaan.
Klik op de rode link. Er wordt een Excel-bestand geopend met het foutieve object erin
In de eerste kolom staat – voor zover mogelijk – waarom dit object niet geïmporteerd kon worden
Pas het sjabloon aan en bied alleen de foutieve objecten nogmaals aan
Hoe maakt u een import ongedaan?
Klik op een regel en vervolgens op Verwijderen.
⚠️ Let op: Door een eerdere import te verwijderen verdwijnen alle objecten van de geselecteerde import uit het systeem. Het is niet mogelijk een import terug te zetten na het verwijderen! Twee weken na de datum van importeren worden eerdere imports geblokkeerd, zodat verwijderen niet meer mogelijk is.
💡 Tip: Test uw sjabloon eerst met een klein aantal regels. Zo ziet u snel of de veldlengtes en notaties kloppen, voordat u de volledige lijst aanbiedt.
Werkt het nog steeds niet? Neem contact op met onze support via 020 – 793 3252.
📌 Zorg dat TeamViewer actief is zodat onze medewerker uw scherm op afstand kan bekijken. TeamViewer downloadt u via Servicedesk > Downloads in het linkermenu van BaseNet.