U archiveert een dossier door de dossierstatus aan te passen. De manier waarop dossiers gearchiveerd worden, is met name afhankelijk van de voorkeur en/of het beleid van uw kantoor.
Welke statussen gebruikt u om te archiveren?
Status | Wanneer u deze gebruikt |
Gereed | De werkzaamheden zijn in feite afgerond en het dossier is klaar. |
Inactief | Meestal na het fysiek archiveren van het dossier en/of nadat alle financiële zaken zijn afgewikkeld: eindnota, verrekening voorschot, openstaande posten, enzovoort. |
📌 Wanneer het dossier op Inactief staat, komt dit niet standaard naar voren in zoekresultaten. Wel is er altijd de mogelijkheid om expliciet op inactieve dossiers te zoeken, mocht dat ooit nodig blijken.
Hoe archiveert u een dossier?
Stap 1 – Open het dossier
Zoek het betreffende dossier op en open het.
Stap 2 – Zet de dossierstatus op Gereed
Zijn de werkzaamheden afgerond, dan verandert u de dossierstatus naar Gereed.
Stap 3 – Handel de financiële zaken af
Denk aan de eindnota, het verrekenen van het voorschot en het afwikkelen van openstaande posten.
Stap 4 – Zet de dossierstatus op Inactief
Is het dossier ook fysiek gearchiveerd en/of zijn alle financiële zaken afgewikkeld, dan zet u het dossier op Inactief.
Stap 5 – Leg een archiefnummer vast
In het tabblad Algemeen kunt u een archiefnummer automatisch laten genereren door op het + te klikken bij het archiefnummerveld. Ook is het mogelijk om eigen nummers handmatig in te voeren.
Hoe vindt u een gearchiveerd dossier terug of opent u het weer?
Inactieve dossiers worden niet standaard in de zoekresultaten getoond. Zoek daarom expliciet op inactieve dossiers om het dossier terug te vinden. Wilt u het dossier weer oppakken, dan past u de dossierstatus opnieuw aan.
⚠️ Let op: heeft u bij het archiveren nog openstaande uren laten staan, dan komen die na het heropenen weer terug als factureerbaar. U zult die uren dan alsnog moeten wegboeken.
Wat doet u met openstaande uren op een gearchiveerd dossier?
Manier | Wat er gebeurt |
Dossier op inactief zetten | De facturatieschermen filteren standaard op actieve dossiers en projecten, dus het dossier wordt niet meer als factureerbaar getoond. De uren blijven wel open staan. |
Uren fact. naar nul wijzigen | Open een uurregel via het uren-zoekscherm, voer bij Uren fact. de waarde nul in en bewaar de wijziging. De uren worden niet meer in rekening gebracht, maar staan wél op de urenspecificatie van de eerstvolgende factuur. |
Nulfactuur maken | Filter in het facturatiescherm de uren tot en met de gewenste datum, klik op Maken/bijwerken, open de conceptfactuur via de kolom Factuur, dubbelklik op de factuurregel(s), wijzig het bedrag naar nul euro en verwerk de nota. |
💡 Tip: Spreek binnen uw kantoor één werkwijze af — bijvoorbeeld eerst Gereed bij afronding van het werk en pas Inactief na de eindnota. Zo blijft uw dossieroverzicht betrouwbaar en blijven facturatieschermen overzichtelijk.