U kunt meerdere documenten uit het archief in één keer samenvoegen tot één bestand. Zo levert u bijvoorbeeld een compleet procesdossier aan als één document, in de volgorde die u zelf bepaalt en desgewenst met een indexpagina en bladwijzers.
📌 Let op: het samengevoegde document wordt altijd geconverteerd naar PDF, ook als u Word-bestanden samenvoegt.
Hoe voegt u documenten samen?
Stap 1 – Open het archief
Ga in het hoofdmenu naar Correspondentie > Archief.
Stap 2 – Selecteer de documenten
Vink in de lijst de documenten aan die u wilt samenvoegen. Zonder selectie kunt u de actie niet uitvoeren.
Stap 3 – Kies de actie 'Documenten samenvoegen'
Klik op de zwarte knop Voer een actie uit.
Kies Documenten samenvoegen.
Het venster Meerdere documenten samenvoegen opent in een nieuw tabblad.
Stap 4 – Controleer de volgorde en de inhoud
De geselecteerde documenten staan onder elkaar, in de volgorde van hoog naar laag waarin ze in het samengevoegde document terechtkomen. Onderaan ziet u het totaal aantal pagina's.
Volgorde wijzigen — sleep een document met het greepje links naar de juiste plek.
Selecteer specifieke pagina's — neem niet het hele document op, maar alleen de pagina's die u kiest.
Kopiëren — voeg hetzelfde document nogmaals toe aan de lijst.
Bekijken — open een voorbeeld van het document om te controleren of u het juiste bestand hebt.
Verwijderen — haal een document uit de lijst.
Voeg meer documenten toe — vul de lijst aan met documenten die u in stap 2 nog niet had geselecteerd.
Stap 5 – Voeg eventueel een indexpagina of bladwijzers toe
Klik op Voeg indexpagina/bladwijzers toe. U kunt kiezen uit:
Voeg indexpagina en bladwijzers automatisch toe
Voeg bladwijzer toe
Voeg indexpagina toe
Deze stap is optioneel. Slaat u hem over, dan worden de documenten zonder inhoudsopgave achter elkaar geplaatst.
Stap 6 – Voeg samen en vul de gegevens in
Bent u tevreden over de lijst? Klik dan rechtsboven op Samenvoegen. Vervolgens geeft u aan waar het nieuwe document terecht moet komen:
Project — het dossier of project waarin het document moet komen
Relatie — de relatie waaraan het document wordt gekoppeld
Onderwerp — de naam van het bestand
Labels — de gewenste labels
Briefhoofd — het sjabloon dat als briefhoofd in het nieuwe bestand wordt opgenomen
⚠️ Bevatten de samen te voegen bestanden al briefpapier? Dan wordt dit niet overschreven door het geselecteerde Briefhoofd.
Hoe weet u dat het gelukt is?
Het samengevoegde document verschijnt binnen enkele seconden tot enkele minuten op de opgegeven locatie: in het gekozen project of bij de gekozen relatie, en in Correspondentie > Archief onder het ingevulde onderwerp.
Ziet u het document niet direct staan? Het samenvoegen loopt op de achtergrond door. Ververs het archief of het dossier na een minuut opnieuw. Staat het document daarna nog steeds niet in de lijst, controleer dan of u in stap 6 het juiste project of de juiste relatie hebt ingevuld.
Waar moet u op letten?
Het resultaat is altijd een PDF
Ook Word-bestanden worden bij het samenvoegen omgezet naar PDF. Het samengevoegde document is daarna niet meer als tekstdocument te bewerken.
De volgorde in de lijst is de volgorde in het document
De documenten worden van boven naar beneden achter elkaar geplaatst. Controleer de volgorde dus vóórdat u op Samenvoegen klikt.
De originele documenten blijven bestaan
Samenvoegen maakt een nieuw bestand aan. De losse documenten blijven onveranderd in het archief staan.
💡 Tip: gebruik het oogje achter een document om het voorbeeld te openen. Zo controleert u in één oogopslag of u het juiste bestand en de juiste versie hebt geselecteerd, vóórdat u samenvoegt.
Wat kunt u hierna doen?
Wilt u het samengevoegde document terugvinden? Lees Hoe zoek ik correspondentie op?